科研萌新 | EndNote文献管理入门指南(上)

EndNote相关资讯 | 2018-09-27 04:12

文献阅读这项工作贯穿了整个科研生活,而对于刚接触科研的萌新来说,大量阅读研究领域中的经典论文更是无比重要(关于科研萌新阅读论文的重要性,本日的第二篇推送《所以你想成为一个物理学家?(2)》中也有强调,点击查看吧~)。但是随着文献阅读量的增加,一个个令人头大的问题开始浮现在眼前:

电脑里这么多文献感觉好乱!!

我把它们都归类在了文件夹里但是点起来还是好麻烦_(:ᗤ」ㄥ)_

写论文要弄这么多参考文献可咋整啊(•́ω•̀ ٥)

抓狂的你:

此时,你需要一款好用的文献管理软件来安抚你受伤的心灵,同时拯救被文献折磨的你。有这么一款软件浮现在你的眼前:

EndNote,作为一款主流的文献管理软件,被数以百万计的研究人员、学生和图书管理员使用,它可以方便地完成文献的搜索、管理、索引、分析等功能,是科研人员管理文献的一大利器。

听到这里是不是已经心动,迫不及待想要学习这款软件了呢?那么废话不多说,开始进入我们的正题吧!~

本文面向即将进入或者初入科研领域且有文献管理需求的萌新,介绍了EndNote界面与基本设置,文献导入、管理,引文制作,数据库同步等基础知识,同时对于自定义引文格式等进阶知识在文章中以"Tips"的形式标出,并给出参考资料,方便大家自行探索。本文以Windows平台上最新的EndNote X9版本为例,其它平台和版本类似。

通过本文的学习,可以基本解决大家有关文献管理、引文撰写等方面的需求。对于已经精通EndNote使用的大佬,可以直接略过本文,读一读公众号内的其它文章哦~

EndNote是一款文献管理软件,可以帮助你实现以下功能:

将所有的参考文献及相关材料整理到个人的文献库中;

通过列表的方式展现文献的日期、作者、标题、期刊等信息;

利用软件内的检索功能快速搜索本地或者在线数据库;

在写作过程中直接生成特定格式的参考文献条目;

利用同步功能在不同的设备间实现数据库的同步;

用户可以通过“File→New...”创建一个新的数据库,此时,会在用户指定的文件夹中生成“数据库名.enl”的数据库文件和"数据库名.Data"的文件夹(用以储存导入的pdf文档等数据)。数据库创建后,便会显示EndNote的基本界面如下图所示(点击查看大图):

1.模式按钮

EndNote包含三种模式:

Local Library Mode:该模式仅显示用户本地的数据库;

Online Search Mode:该模式仅可使用在线搜索(搜索到的文献不会被添加到本地数据库);

Integrated Library & Online Search Mode:同时显示本地数据库和在线搜索,此时搜索到的文献会被添加到本地数据库的“Unfiled”文件夹中。

2.群组面板

该面板显示了用户数据库中的群组。用户可以通过单击鼠标右键,"Creat Group Set"和“Creat Group”创建群组。Library→Group Set→Group的关系类似于各个层级的文件夹,用以将参考文献分类,Group中储存了参考文献的条目。

未被分类的文献条目会显示在"Unfiled"群组中,被删除的文献条目显示在"Trash"群组中。

普通的群组已经可以满足大部分的文献整理需求,除此之外,右键菜单中还有"Creat Smart Group"和"Creat from Groups"两个选项,前者通过数据库的搜索结果添加,后者会显示多个数据库中的共有文献条目。这两个组均不需要手动增删文献条目,感兴趣的读者可以尝试使用一下~

3.期刊引文样式选择

选定某一期刊样式后,若选择参考文献列表中的某一个文献条目,会在参考文献详情面板的"Preview"标签中看到该文献的引用样式。关于如何添加新的引文样式,会在后续内容中介绍。

4.搜索面板

通过指定关键词、关键词类别及关键词关系等选项来进行本地或者在线数据库的搜索。

5.参考文献列表

用列表的方式显示添加的参考文献的各个字段,如年份、标题、作者等。显示字段的类型可以在设置中修改(将在下文讲述)。单击某个字段的标题可以按照该字段进行排序。

6.参考文献详情面板

Reference:给出添加的参考文献条目的详情,可以自行修改相关内容;

Preview:用选定的期刊样式显示选择的参考文献条目的引用样式预览;

Attached PDFs:如果参考文献条目已经附着了PDF,该处显示PDF的预览,如果未附着,也可以点击右侧回形针图标选择对应的PDF进行附着。

7.布局按钮

修改整个界面的布局,给定了几种特定的布局,用户可以分别尝试使用喜爱的布局方式。

事先对软件进行一些基本的设置可以帮助以后更加方便地使用EndNote,用户可以通过“Edit→Preference...”打开设置页面,如下图所示。下面对一些主要的设置选项进行简要说明。

Change Case:EndNote可以对参考文献条目标题的大小写进行自动化的转换,但是某些专有名词不需要被修改大小写,该处可以对特例进行添加。

Display Fonts:修改EndNote各处的字体。

Duplicates:EndNote可以对重复添加的参考文献条目进行检索。该处可以选择判定是否为重复条目的标准。

Find Full Text:EndNote寻找全文功能的设定,一般不用修改。

Folder Locations:EndNote一些默认文件夹的位置,一般不用修改。

Formatting:引文的格式化设置,一般全勾上即可。

Libraries:选择EndNote启动时默认打开的数据库,如:经常使用的数据库,特定的某个数据库或者不打开数据库等。

PDF Handling:附着文献PDF后对该文件的重命名格式,建议选择一种喜欢的格式,这样会使PDF的名字变得很整齐,也方便以后检索。

Read / Unread:是否阅读过该参考文献的判定方法。EndNote会在参考文献列表中将未阅读过的参考文献条目加粗,如果觉得未读参考文献过多导致粗体字过多影响观感,可以将"Show unread references in bold text."前的勾去掉(笑)。

Reference Types:新建参考文献条目的一些规则,一般不用修改。

Sorting:指定自动排序的规则。一般参考文献标题开始的"a"、"the"等词都是无意义的,可以选择在排序时忽视掉此类单词。

Spell Check:拼写自动检查的规则,一般不用修改。

Sync:同步规则,可以在此输入或者修改EndNote的同步账户,以及需要同步的数据库、是否需要自动同步等。

Temporary Citations:撰写论文时,在文章中插入临时引用参考文献的格式规则。对于临时引文,将在下文中进行讲解。

Term Lists:条目列表规则,可以都勾选以在更改发生时自动更新条目。

URLs & Links:强烈建议勾选最下面的一个勾,以在每次手动附着参考文献PDF时将该PDF拷贝至Data文件夹并且自动重命名。这样以后迁移或者同步数据时,只需要将前文提到的.enl文件和.Data文件夹拷贝至新的设备,便可以方便利用EndNote访问所有的文献条目以及它们的PDF。

工欲善其事,必先利其器。现在你已经完成了对于EndNote的基本配置,也对软件有了一些了解。那么在明天,我们将详细介绍EndNote中添加文献的几种方法和注意事项,以及如何利用EndNote进行文章撰写过程中的参考文献插入。

在此之前,你可以自己尝试一下今天介绍的一些功能选项,并试着向EndNote中导入一些参考文献,增加对于EndNote的了解。在明天的文章推送后,对照看一下有哪些方法自己还不知道,有哪些值得注意的地方被自己忽视了,如此下来,你便可以初步掌握EndNote的使用啦~